Как составить график отпусков на 2020 год

До 17 декабря вам надо составить и утвердить график отпусков на 2020 год. Иначе получите штрафы от ГИТ. Статья поможет вам подготовить график вовремя и учесть последние изменения законодательства.

В школу или детский сад могли прийти работники на новые должности. Их надо внести в график отпусков. Также надо проверить, есть ли у вас работники, которые вправе брать отпуск вне графика. С ними надо обсудить предполагаемые даты отпуска в первую очередь. А Минтруд готовит изменения в ТК – отпускные придется выплачивать в новые сроки. В графике также надо учесть нерабочие праздничные дни и неотгуленные дни отпуска за прошлые годы.

Поручите специалисту отдела кадров, который будет готовить график отпусков, учесть в документе изменения. Если у вас есть работники с новыми должностями, их надо внести и указать правильную продолжительность отпуска. Также надо учитывать льготную категорию работников, которые вправе брать отпуск в любое время. А бухгалтеру надо аккуратно планировать отпуск, чтобы успеть начислить отпускные по новым правилам.

Новые должности. Если вы приняли в школу или детский сад специалистов с новыми должностями – специалистов по работе с детьми с ОВЗ, специалистов по работе с детьми раннего возраста или няню, – внесите их в график отпусков. У этих работников будет разная продолжительность отпуска: у специалиста по работе с детьми с ОВЗ – 56 дней, у няни и специалиста по работе с детьми раннего возраста – по 28 дней.

Новые льготники. Поручите проверить, есть в образовательной организации работники, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время вне очереди. Они не обязаны подчиняться графику отпусков. К таким работникам относятся:

• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК);
• родители, у которых трое и более детей до 12 лет (ст. 262.2 ТК);
• женщины перед отпуском по беременности и родам и сразу после него (ст. 260 ТК);
• женщины по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК);
• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК);
• один из родителей, попечителей или опекунов ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 262.1 ТК);
• почетные доноры РФ (п. 1 ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• мужья и жены военных во время отпуска супруга (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244–1);
• совместители, так как им обязаны предоставить отпуск в то же время, что и по основному месту работы (ст. 286 ТК).

Если в школе или детском саду есть такие работники, в первую очередь согласуйте время отпуска с ними и укажите его в графике. После этого можно планировать периоды отпуска остальных сотрудников. Это снизит вероятность переносов в течение года и сбоев в рабочем графике. Чтобы согласовать с льготниками время отпуска, соберите заявления, где они укажут пожелания по датам отпуска. Это подтвердит, что вы предоставляете отпуск в удобное для них время.

Новые сроки выплаты отпускных. Минтруд планирует внести изменения в ТК, которые коснутся срока выплаты отпускных. Если работник идет в отпуск по графику, работодатель должен будет выплатить отпускные за три рабочих дня до начала отпуска, а не за три календарных, как сейчас. Также планируют установить срок выплаты, если работник идет в отпуск вне графика и подает заявление менее чем за три рабочих дня до начала отпуска. В этом случае работодателю надо будет выплатить отпускные не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. При этом день подачи также надо включать в этот срок. Предусмотрите отпуск бухгалтера с учетом предстоящих изменений – отпускные работникам надо выплачивать вовремя, иначе придется выплачивать компенсацию за просрочку (ст. 236 ТК).

Исключите праздничные дни из графика

Не включайте праздничные дни в число дней календарного отпуска (ст. 120 ТК). Иначе работнику надо будет предоставить неотгуленные дни оплачиваемого отпуска. При этом еженедельные выходные входят в период отпуска, так как его считают в календарных днях (ст. 115 ТК).

Например, если сотрудник берет отпуск на 14 дней с 1 июня 2020 года, то последним днем его отпуска будет 15 июня. 12 июня – нерабочий праздничный день, поэтому его нельзя включать в число дней отпуска. Если вы нарушите это правило, то школе или детскому саду грозит штраф до 50 тыс. руб, а руководителю – до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Посчитайте остатки отпуска за прошлые годы

Если работник не может взять отпуск в текущем году, он имеет право перенести дни отпуска на другой срок. Воспользоваться невостребованными днями можно по согласованию с работодателем. Остатки дней за прошедшие рабочие годы не сгорают. Поэтому при формировании графика отпусков надо учитывать все полагающиеся дни, в том числе неиспользованную часть, если у работника она есть.

Работодатель может выплатить компенсацию за накопленные дни по заявлению работника. Но только за дни, которые превышают 28 дней отдыха. Для расчета компенсации количество дней определяют по каждому рабочему периоду отдельно. При увольнении работника ему обязаны выплатить компенсацию, если есть неиспользованные дни отдыха (ст. 127 ТК).

Вносите исправления по необходимости

Если работнику придется уйти в отпуск раньше или позже даты, которую установили в графике, то поручите провести корректировку. Для этого надо внести запись о переносе дат. Длительность отпуска указывают в столбцах 8–10 графика. Также надо получить соглашение обеих сторон.

Обратите внимание, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подает заявление, где указывает число, которое потом отразят в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней может быть распоряжение о вызове из-за производственной необходимости или случаев личных обстоятельств.

Храните график отпусков по правилам

График отпусков надо хранить в течение года после того, как документ закончит свое действие. Например, график отпусков на 2020 год закончит действие 31 декабря 2020 года. После этого его нужно хранить весь 2021 год. Если не хранить график, то руководитель школы или детского сада может получить штраф на сумму до 5 тыс. руб., а образовательная организация – до 50 тыс. руб.

К СВЕДЕНИЮ

Два каверзных вопроса о графике отпусков, в которых ошибаются даже опытные кадровики

– Можно ли делить отпуск на несколько частей? Да, можно. Но одна из частей отпуска не должна быть меньше 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК). Руководитель согласует деление с работником. Другую часть отпуска можно делить на любое количество дней.

– Учитывать ли деление отпуска в графике? Да, учитывайте. Все части отпуска можно заранее прописать в графике отпусков (ст. 124, 125 ТК). Работник пишет заявление с указанием сроков частей отпуска, руководитель ставит резолюцию с разрешением.

Лесных Н.В,